จัดระบบเช็กและเก็บอุปกรณ์ของทีมก่อนออกกองทุกครั้ง

การจัดระบบเช็กและเก็บอุปกรณ์ก่อนออกกองทุกครั้ง คือบทเรียนที่ผมได้มาแบบเจ็บ ๆ วันที่ผมเจ็บที่สุดในชีวิตการทำงาน ไม่ใช่วันที่ถ่ายไม่สวย แต่เป็นวันที่ขับรถไปถึงหน้างานต่างจังหวัดแล้วพบว่าไม่มีแผ่นรองหัวขาตั้งของกล้องตัวหลัก ของชิ้นเล็กนิดเดียว ราคาไม่เท่าไหร่ แต่วันนั้นทั้งกองต้องรอ แล้วสุดท้ายต้องยืมของร้านในตัวเมืองที่ไม่ค่อยเข้ากัน ลูกค้าไม่ได้ว่าอะไรเลย แต่ผมรู้ตัวเองว่างานวันนั้นออกมาไม่เต็มร้อยเพราะเรื่องที่ป้องกันได้ตั้งแต่ที่บ้าน ระบบนี้คือ equipment checklist สำหรับตรวจของก่อนออกกอง

equipment checklist: จัดระบบเช็กและเก็บอุปกรณ์ให้ง่ายพอที่คนง่วงจะทำตามได้

ความจริงที่เจ็บกว่าคือ ยิ่งทีมเก่งขึ้น ยิ่งลืมของบ่อยขึ้น เพราะพอทำงานจนคล่อง ทุกคนจะเริ่มเก็บของแบบอัตโนมัติและคิดว่าอีกคนเก็บไปแล้ว ระบบเช็กของจึงไม่ได้มีไว้สำหรับมือใหม่ มันมีไว้สำหรับวันที่คุณเหนื่อย รีบ และมั่นใจเกินไป หลักการที่ผมยึดคือระบบต้องง่ายพอที่คนง่วงจะทำตามได้ ถ้ามันซับซ้อนกว่านั้น สุดท้ายไม่มีใครใช้

กำหนดบ้านของทุกชิ้นให้ชัด แล้วมองหาช่องว่างแทนการนับ

สิ่งแรกที่ควรทำคือกำหนดบ้านของทุกชิ้นให้ชัด ของแต่ละอย่างต้องมีช่องประจำในกระเป๋าใบเดิมเสมอ ข้อดีของการทำแบบนี้คือคุณไม่ต้องนับของ คุณแค่มองว่ามีช่องไหนว่าง ช่องว่างคือของหาย สายตามนุษย์จับความว่างได้เร็วกว่าการไล่นับรายการเป็นสิบเท่า ผมชอบใช้โฟมตัดตามรูปของ หรือถ้ายังไม่พร้อมลงทุนขนาดนั้น ใช้กระเป๋าที่แบ่งช่องชัด ๆ แล้วติดป้ายชื่อไว้ก็ได้ผลใกล้เคียง เวลาซื้อกระเป๋าเพิ่ม อย่าเลือกที่ใหญ่ที่สุด ให้เลือกที่แบ่งช่องได้ตรงกับของที่คุณมีจริง เพราะกระเป๋าที่ใหญ่เกินไปจะกลายเป็นหลุมดำที่ของหายอยู่ข้างในโดยไม่มีใครรู้

แยกรายการเช็กออกเป็นสองจังหวะ

ต่อมาคือแยกรายการเช็กออกเป็นสองจังหวะ จังหวะแรกคือเช็กก่อนออก ดูว่าของครบและใช้งานได้จริง ไม่ใช่แค่อยู่ในกระเป๋า แบตต้องเต็ม การ์ดต้องฟอร์แมตแล้ว ไฟต้องเปิดติด ไมค์ต้องเสียบแล้วมีสัญญาณเข้าจริง ผมเจอทีมที่เช็กว่า “มีไมค์” แต่ไม่ได้เช็กว่าไมค์มีถ่านอยู่ข้างในหรือเปล่า ซึ่งเป็นคนละเรื่องกันโดยสิ้นเชิง จังหวะที่สองคือเช็กตอนเก็บกลับ ตรงนี้สำคัญกว่าที่คนคิด เพราะของหายส่วนใหญ่หายตอนเก็บ ไม่ใช่ตอนขน สถานที่ที่มืดแล้ว คนเหนื่อยแล้ว ลูกค้ารอปิดตึกแล้ว คือเวลาที่สายหนึ่งเส้นจะนอนอยู่ใต้โซฟาไปตลอดกาล ผมจึงตั้งกติกาว่าใครหยิบของออกจากช่องไหน คนนั้นเก็บกลับช่องนั้น และก่อนขึ้นรถต้องมีคนหนึ่งเดินย้อนกลับเข้าไปในห้องอีกรอบเสมอ ไม่ว่าจะมั่นใจแค่ไหน ใช้ equipment checklist นี้ทั้งก่อนออกกองและตอนเก็บกลับ

อีกเรื่องที่ควรทำแต่คนมักข้ามคือบันทึกสภาพของ ทุกครั้งที่มีอะไรผิดปกติ เช่น ขาตั้งเริ่มหลวม เลนส์ตัวหนึ่งโฟกัสช้าลง สายหนึ่งเส้นเริ่มมีเสียงซ่า ให้จดไว้ทันที ไม่ต้องรอให้พังก่อน เพราะของพวกนี้จะพังในวันที่คุณต้องใช้มันที่สุดเสมอ การจดแบบนี้ยังทำให้คุณรู้ว่าถึงเวลาส่งซ่อมหรือถึงเวลาซื้อใหม่ และทำให้คุณเดินเข้าร้านไปคุยได้ตรงจุดว่าต้องการอะไร แทนที่จะไปยืนงงหน้าตู้

ระบบพวกนี้ฟังดูน่าเบื่อ ไม่มีใครเอาไปโพสต์อวด แต่ทีมที่อยู่รอดยาว ๆ มักไม่ใช่ทีมที่ถ่ายหวือหวาที่สุด มันคือทีมที่ลูกค้ารู้ว่าจ้างไปแล้วไม่มีเซอร์ไพรส์ และความน่าเบื่อนี่แหละคือสิ่งที่ลูกค้ายอมจ่ายแพงกว่าเพื่อจะได้มา